4 desafios na organização de eventos corporativos e dicas para superá-los

Eventos corporativos trazem inúmeros benefícios para as empresas. Mas para chegar ao sucesso com essa estratégia, é preciso superar muitos desafios. Neste artigo, falamos de quatro muito comuns e mostramos como os maiores profissionais do segmento superam-nos.

Venha com a gente e saia com informações que vão te ajudar no próximo evento!

1. Problema: melhorar experiência do participante

A experiência do participante no evento deve ser a principal preocupação do organizador. O nível de satisfação está diretamente relacionado a ela. E quando falamos desse assunto, pontos básicos como programação, espaço, facilidades (locais para refeição, estacionamento, acesso a caixas rápido e hospedagem próxima), boa climatização são a base da boa experiência.

Antes de pensar em surpreender o público, é preciso passar por esses fatores e garantir que estão adequados. Depois, pode-se partir para surpresas, que tornam o evento ainda mais memorável. Assim, as pessoas vão fazer questão de divulgar como foi e de ir em uma próxima edição, caso ocorra.

Soluções

Tenha um checklist com os itens que pedem excelência no seu evento. Indicamos que coloque:

• Locais para refeição: se não for possível incluir coffee breaks e até refeições na experiência, certifique-se que há bons estabelecimentos próximos. Realizar parceria com fornecedores para servir o público no local também é uma alternativa legal.
• Estacionamento: garanta que o espaço escolhido tenha vagas para carros ou que há estacionamentos por perto.
• Acesso à caixa rápido: na era do PIX, ainda é preciso se preocupar com acesso a dinheiro sim. Veja se há bancos ou caixas eletrônicos próximos ao evento.
• Hospedagens: muitos organizadores dão preferência a espaços dentro de hotéis, é ótimo porque os participantes podem se hospedar no local. Se não for a sua escolha, verifique como é a rede hoteleira próxima.
• Climatização: ninguém se concentra em uma palestra se estiver muito quente ou frio. Veja se o espaço tem ar-condicionado e como amenizar as baixas temperaturas se o evento ocorrer no Inverno.
• Informação: capriche no conteúdo útil para os participantes dos eventos. Faça um guia sobre onde comer, hospedagens e outras informações. Elas podem constar no site de inscrições, serem divulgadas via e-mail marketing e reforçadas nas redes sociais. Há organizadores que também fornecem um guia impresso.

2. Problema: gerar receita com o evento

Eventos requerem investimentos para a realização e, muitas vezes, têm o objetivo de gerar receita. Há algumas possibilidades para conseguir que, além de despesas, o organizador amorteça os gastos e até obtenha lucros.

Soluções

As opções para geração de receita em um evento variam de acordo com as características dele.

• Patrocínios: essa é uma solução coringa para conseguir levantar receita com um evento, visto que, mesmo os mais técnicos, podem ter apoio para a realização. Para conseguir patrocínio, invista em uma boa apresentação, que mostre as vantagens de patrocinar o evento. Também pense em contrapartidas benéficas para o patrocinador, como espaço para a marca, apresentação de vídeo, agradecimentos na abertura das palestras, oportunidade de gerar experiências e outros.
• Feira de negócios: é uma forma direta de gerar renda em um evento. O organizador pode ter cotas para participação na feira e ainda marcar presença com um stand para comercialização de seus produtos ou serviços.
• Networking: os contatos iniciados em um evento podem gerar bons resultados a longo prazo. Mesmo que não haja ganho rápido, é importante ter uma lista com as pessoas contatadas durante o evento para verificar quantos negócios foram fechados em virtude dele. Independente de ter outras fontes de receita, o networking é sempre possível e pode trazer outros benefícios, como troca de conhecimento.

3. Problema: diminuir gastos

Verbas limitadas são uma realidade da maioria dos organizadores de eventos. Ao mesmo tempo, eles têm o desafio de proporcionar uma boa experiência, já citada no texto. É possível equilibrar a despesa com a qualidade do evento e vamos mostrar logo abaixo como.

Soluções

Cote, cote, cote: o organizador vai precisar de diversos fornecedores. Há empresas com os mais variados preços. A dica aqui é realizar cotações e comparar o custo-benefício de cada um e não apenas o valor mais barato.

• Planejamento: mensure quanto precisará de coffee break, por exemplo, e outros insumos. Em eventos corporativos, não vale a máxima melhor sobrar do que faltar. Claro, pode haver uma margem de segurança, mas não a ponto de onerar o evento. Por isso, seja estratégico para não estourar os gastos.
• Preveja os imprevistos: siiiim. É preciso haver uma margem para imprevistos, até porque correr atrás de algo enquanto o evento está acontecendo anula a possibilidade de encontrar o melhor preço, além de desgastar a equipe e deixar o público insatisfeito. Assim, compre um pouco a mais de tudo que precisa para não ter que recorrer ao primeiro fornecedor no dia do evento, sairá mais caro.

4. Problema: Falta de tempo

Se os meros mortais desejam um dia com mais de 48 horas, quem organiza um evento quer muito mais do que dois dias em um. Tarefas a perder de vista são apenas um dos pontos que fazem as horas parecerem minutos para quem é do setor. Muitas vezes, quem organiza o evento acumula função na empresa e não quer fazer feio. Mas há algumas dicas que podem ajudar.

Soluções

Saiba priorizar: entenda como ordenar as tarefas para conseguir organizar tudo que você precisa até o grande dia. Quais serviços e produtos exigem maior antecedência para compra ou contratação? Comece por eles! Se você não é apenas organizador de eventos, separe um bloco de tempo por dia para que essa função delegada a você não deixe todo seu trabalho principal atrasado.

Use a tecnologia a seu favor: realizar cotações, pesquisas, roteiros e outros é um trabalho que pode levar menos tempo para quem organiza um evento. Nós termos serviços e tecnologias capazes de acelerar a organização de eventos.

Veja como aceleramos a organização:
– Busca avançada por locais de evento
– Orçamento automatizado
– Roteirização do evento que evita falhas na comunicação, serve de base para todos
– Criação de equipe para gerir a organização
– Gestão de tarefas
Ferramentas para realizar seu evento com excelência

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