O que é planejamento de eventos e como realizar o seu primeiro com sucesso

Eventos trazem diversos benefícios para as empresas, mas são desafiadores. Por isso, especialmente os iniciantes, podem ter dificuldades com o planejamento, que é uma das chaves para o sucesso. Entender sobre essa parte tão importante nessa tarefa, é o primeiro passo para um trabalho bem-sucedido, mesmo que seja seu primeiro evento.

Essa foi a nossa grande motivação para escrevermos esse texto, te mostrar dicas essenciais na organização de eventos e como você pode ter um bom desempenho nessa tarefa. Vamos lá?

O que é planejamento de evento?

Planejamento é uma forma de preparar o evento para alcançar as metas. Também é uma etapa na qual escolhe-se os melhores métodos para sua realização. Um planejamento não garante que tudo vai sair conforme foi pensado. Mas é um norte e ajuda até mesmo quando é preciso pensar rápido para solucionar problemas não previstos que surgiram antes, durante ou depois do evento.

Ou seja, o planejamento de evento é fundamental para o sucesso do trabalho do organizador.

Como ter sucesso em seu primeiro evento

Se você é um organizador de eventos de primeira viagem, é normal sentir-se inseguro. Afinal, há muitas técnicas de planejamento. Nos próximos tópicos, vamos mostrar a base. Independente do seu método, tipo e porte, as dicas vão te ajudar a entregar um bom evento, de diversos tipos e portes.

Siga todas as etapas de planejamento de evento

Por mais que pareça muito trabalho e detalhes, não pular nenhuma etapa é fundamental no processo de planejamento de eventos. Você pode achar que está otimizando sua rotina, mas terá que alocar tempo para resolver problemas que poderiam ser evitados na etapa de preparação se negligenciar algo.

Em cada fase do evento, há pontos fundamentais a serem considerados já no planejamento, como vamos mostrar agora.

Pré-evento

Quanto mais tempo você tiver para planejar, melhor tende a ser. Dessa forma, a dica mais importante nessa fase é começar com antecedência. Nós sabemos que não é a realidade de muitos, principalmente em alguns eventos corporativos em que não há alguém contratado só para organizar o evento.

Se é recorrente e você sabe que essa função vai cair no seu colo, tente começar o quanto antes. Para aqueles que conciliam com outras tarefas, é ainda mais importante ter tempo.

No pré-evento, é preciso pensar nos objetivos, quantidade de participantes, arrecadação (se envolver geração de renda), programação, levantamento de custos, fornecedores e divulgação.

É a fase mais trabalhosa para o organizador, pois, além das ações práticas, como contratação de fornecedores, palestrantes e artistas, é preciso pensar nas ações que ocorrerão durante o evento e depois.

Durante

Essa é a etapa que mostra se você teve êxito no planejamento, pois é quando o evento acontece, efetivamente. Pense nos possíveis problemas durante o evento e nos planos alternativos. Claro, nem tudo vai sair conforme planejado, você não conseguirá pensar em todos os imprevistos, mas o sucesso da maioria dos pontos te dará mais tranquilidade para o que não saiu como desejado.

Se o evento acontece em mais de um dia, tire um tempo para avaliar como foi ao final de cada um deles. Assim, é possível ajustar a rota enquanto o evento ainda está acontecendo. Sente com a equipe e veja o que precisa de mais atenção.

Pós-evento

Ufa, você entregou o evento, mas ainda há trabalho. É o momento de levantar os gastos, apurar se não ultrapassou os limites orçamentários, fazer um relatório sobre o que deu certo e o que não funcionou.

Caso o evento tenha mais edições, começa nesse momento a base do planejamento das próximas edições. E se não houver, você vai conseguir tirar vários aprendizados na prática do que deve ou não fazer na organização de feiras, shows, palestras, congressos e outros.

Nessa etapa, lembre-se de agradecer aos participantes, a equipe que fez o evento acontecer, aos palestrantes, artistas, patrocinadores e demais envolvidos. É muito indicado que você deixe tudo pronto, uma arte com texto para envio e mimos para quem for considerado especial para a ação.

Ferramentas para organizar eventos

Planejar tem muita relação com passar para o papel. Nos tempos em que vivemos, em usar ferramentas digitais que auxiliem o organizador do evento também.

Briefing

O briefing é o documento mestre para você e todos os envolvidos na organização. Nele, você informa qual é o tipo de evento, porte, quais as demandas estruturais, equipamentos necessários, brindes e outros.

É interessante mencionar o objetivo do evento, a identidade e mostrar referências, pesquisas e outros dados. O melhor briefing de eventos não é o que tem mais informações, e sim o mais claro e com os dados mais importantes para os profissionais envolvidos.

Gestor de tarefas

Mesmo se você não tiver uma equipe contigo para organizar o evento, é indicado ter todas as tarefas em uma ferramenta de gestão. Afinal, a função tem muitas demandas e sem esse controle você pode se perder.

A bookaMICE pode te ajudar nesse ponto. O organizador pode criar uma equipe, distribuir as tarefas e controlar os prazos, tudo em um mesmo lugar.

Com recursos de enviar lembretes e recursos de comunicação integrados, a autogestão, se existir uma equipe para organizar o evento, torna-se muito mais facilitada, pois cada um sabe o que fazer e quando. Também facilita para o organizador entender como está o andamento do trabalho.

Scripts ou roteiros

Ter scripts ajuda que você, fornecedores e equipe tenham um documento no qual há instruções para organizar diversos pontos. É um recurso que vai poupar tempo para transmitir informações, pois constarão no script.

Recomendamos que seus scripts tenham:
Partes do evento
Em que área do local cada parte do evento acontecerá
Disposição de mesas e cadeiras
Contratação de alimentos e bebidas e em que parte do evento serão servidos e em qual área.
Equipamentos e serviços informando em que parte do evento serão utilizados e em qual área.
Brindes e outros recursos consumíveis para a utilização durante o evento e informar em que momento serão necessários e em qual área.
Adicionar itens pessoais ao evento
Adicionar fornecedores externos ao local e seus itens/serviços
Outros
A bookaMICE disponibiliza ferramenta dinâmica on-line de roteirização para eventos que facilita planejar o que vai acontecer, além de possibilitar a comunicação com fornecedores, reduzindo riscos de falhas de comunicação e entendimento.

Lista de convidados

A lista de convidados para um evento é básica e não pode ser negligenciada. Mesmo nos eventos com venda de ingressos, é comum convidar alguns profissionais e parceiros chave para participação. Dessa forma, é fundamental pensar na lista para não esquecer de ninguém importante.

Também é preciso convidar com a antecedência necessária para que eles possam se organizar. Envie um save the date digital caso não tenha tempo hábil para entregar um convite mais elaborado. Em todo caso, é possível enviar o convite mesmo após o save the date. É elegante e engaja o convidado, também colabora com a divulgação espontânea por parte dele, já que as pessoas tendem a mostrar esse tipo de material nas redes sociais.

As ferrmentas tecnológicas da bookaMICe criam uma página pública do evento facilitando a disseminação de informações para todos os convidados, local, roteiro e outros.

Por meio dessa página eletrônica, convidados podem fazer o RSVP ou confirmar presença no evento.

Gestão de fornecedores

Um evento envolve diversos fornecedores. Você vai precisar ficar atento às providências que deve tomar perante a eles, como fornecimento de insumos para elaboração de um brinde, datas de pagamento e outros. Assim, é indicado ter pelo menos uma tabela de controle com o que foi contratado, pendências e status de cada demanda.

A bookaMICE tem serviços que auxiliam a organização de eventos para todos, com ou sem experiência. Quem já está no mercado há um tempo, pode utilizar a busca por locais, ferramenta de roteirização e outros.

Iniciantes podem contar com um dos analistas bookaMICE para ajudar.

Todas as ferramentas de gestão de eventos em um mesmo lugar

Parece muita coisa, não é mesmo? A Bookamice oferece um serviço para organizadores de eventos nos quais todas essas ferramentas, e outras. Experimente e fique mais próximo do sucesso do seu próximo evento!